1. Regulamin określa zasady, zakres i warunki korzystania przez Zamawiających i Wykonawców z usług świadczonych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

2. PEF funkcjonuje w oparciu o przepisy ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191).

3. Funkcjonowanie PEF zapewnia Minister Rozwoju i Technologii, z siedzibą przy Placu Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa.

4. Usługi Platformy Elektronicznego Fakturowania są świadczone pod adresami:

   1. https://efaktura.gov.pl (Portal PEF)

   2. https://brokerinfinite.efaktura.gov.pl (Broker Infinite IT Solutions)

1. Broker PEF – podmiot, który udostępnia usługi na Platformie Elektronicznego Fakturowania;

2. Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) – system teleinformatyczny umożliwiający przesyłanie drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191);

3. Regulamin – niniejszy dokument;

4. Wykonawca - wykonawca w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191), korzystający z usług PEF;

5. Zamawiający - zamawiający w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191), korzystający z usług PEF;

6. Podmiot – Wykonawca lub Zamawiający korzystający z usług PEF;

7. Konto Podmiotu – obszar na PEF przypisany do podmiotu, dostępny dla Użytkownika po zalogowaniu. W ramach Konta Podmiotu Użytkownik uzyskuje dostęp do usług udostępnianych na PEF;

8. Użytkownik – osoba fizyczna, która posiada uprawnienia do korzystania z PEF w ramach Konta Podmiotu;

9. Zarządca PEF – Minister Rozwoju i Technologii lub inny podmiot umocowany przez Ministra Rozwoju i Technologii do zarządzania PEF;

10. Ustawa - ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191).

1. Zamawiający i Wykonawcy korzystają z usług PEF za pośrednictwem Kont Podmiotów.

2. Konta Podmiotów obsługiwane są przez Użytkowników.

3. Użytkownicy posiadają różne poziomy uprawnień. Rodzaje Użytkowników i ich uprawnienia określone zostały w dokumentacji opracowanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

4. Rejestracji Konta Podmiotu dokonuje Użytkownik uprawniony do wykonania tej czynności ze strony Podmiotu. Podczas rejestracji wymagane jest podpisanie oświadczenia o posiadaniu ww. uprawnienia.

5. Użytkownik PEF podczas rejestracji Konta Podmiotu podaje niezbędne dane, których zakres wynika z dokumentacji opracowanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

6. Użytkownicy PEF rejestrują się i korzystają z PEF zgodnie z zasadami określonymi przez Ministra Rozwoju i Technologii w dokumentacji opracowanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

7. Rejestrując Konto Podmiotu Użytkownik ma obowiązek podania informacji zgodnych z prawdą. Podanie przez Użytkownika informacji niezgodnych z prawdą wiąże się z odpowiedzialnością prawną (karną lub cywilną).

8. Uwierzytelnienie Użytkownika PEF następuje w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570).

9. Użytkownik podczas rejestracji Konta Podmiotu lub pierwszego logowania do PEF obowiązany jest zaakceptować Regulamin.

1. Minister Rozwoju i Technologii jako podmiot zapewniający funkcjonowanie PEF oraz Brokerzy PEF wykorzystują środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych Użytkowników.

2. Wymagana jest okresowa zmiana hasła dostępu Użytkownika do PEF.

3. Użytkownik jest zobowiązany do utrzymania swojego hasła w tajemnicy.

4. Użytkownik jest informowany o zbliżającym się terminie zmiany hasła poprzez wyświetlenie komunikatu podczas logowania do PEF oraz poprzez wysłanie automatycznej wiadomości e-mail.

5. Na PEF udostępniony jest mechanizm odzyskiwania hasła Użytkownika.

6. Dostęp Użytkownika do PEF jest blokowany w sytuacji, gdy hasło zostanie wielokrotnie niepoprawnie wprowadzone. Po zablokowaniu dostępu na adres e-mail Użytkownika przesłana będzie automatyczna wiadomość z tą informacją oraz ze wskazaniem konieczności przeprowadzenia procedury odzyskiwania hasła.

1. Użytkownik posiada możliwość migracji Konta Podmiotu pomiędzy Brokerami PEF.

2. Migracja Konta Podmiotu pomiędzy Brokerami PEF odbywa się na wniosek Użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia. Zlecenie migracji konta podlega dodatkowej autoryzacji.

3. Użytkownik może przeprowadzić migrację Konta Podmiotu nie częściej niż raz na 30 dni.

4. W uzasadnionych przypadkach migracja Konta Podmiotu pomiędzy Brokerami PEF może być przeprowadzona również przez Zarządcę PEF.

1. Zarządca PEF ma prawo do blokowania Kont Podmiotów w przypadku nieprzestrzegania przez Użytkownika zasad korzystania z PEF określonych w Regulaminie, dokumentacji wydanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy oraz w innych obowiązujących przepisach prawa.

2. W szczególności Zarządca PEF ma prawo do zablokowania Konta Podmiotu w sytuacji, w której Podmioty wykorzystują PEF do przesyłania między sobą ustrukturyzowanych faktur elektronicznych lub innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych nie związanych z realizacją zamówień publicznych.

3. Zarządca PEF ma prawo usunąć Konto Podmiotu w przypadku:

   1. nieprzestrzegania przez Użytkownika zasad, o których mowa w ust. 1;

   2. rejestracji Konta Podmiotu przez Użytkownika, który nie posiadał uprawnień do wykonania tej czynności.

1. Procedura zawieszenia Konta Podmiotu rozpoczyna się po upływie 12 miesięcy od ostatniego logowania Użytkownika do danego Konta Podmiotu. W takiej sytuacji do Użytkownika, posiadającego uprawnienia do zarządzania Kontem Podmiotu, zostanie wysłana automatyczna wiadomość e-mail zawierająca informację o tym fakcie.

2. W przypadku dalszego braku logowania Użytkownika do Konta Podmiotu, po 60 dniach ponownie przesyłana jest informacja, o której mowa w ust. 1.

3. Jeżeli w ciągu 10 dni od dnia przesłania informacji, o której mowa w ust. 2 nie zostanie odnotowane logowanie Użytkownika do Konta Podmiotu, zostanie ono automatycznie zawieszone.

4. Ponowna aktywacja zawieszonego Konta Podmiotu wymaga od Użytkownika kontaktu z Service Desk.

1. W celu wsparcia Użytkowników Brokerzy PEF udostępniają usługi Service Desk.

2. Service Desk zapewnia obsługę awarii, incydentów i problemów zgłaszanych przez Użytkowników.

3. W kontaktach z Service Desk Użytkownik wykorzystuje indywidualny numer (token) przypisany do Użytkownika. Numer ten nadawany jest automatycznie podczas rejestracji Użytkownika na PEF.

4. Usługa Service Desk świadczona jest przez Brokerów PEF w dni robocze w godzinach 8:00 – 16:00.

1. PEF umożliwia odbiór i wysyłanie dokumentów poprzez dedykowane API. Do korzystania z API wymagane jest założenie Konta Podmiotu.

2. Szczegóły techniczne i organizacyjne dotyczące dostępu do API określa dokumentacja wydana na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

Na podstawie art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1 z późn. zm.) zwanego dalej „RODO” informuję, że;

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Rozwoju i Technologii, z siedzibą w Warszawie, Plac Trzech Krzyży 3/5, e-mail: kancelaria@mrit.gov.pl, +48 222 500 123, adres skrytki na ePUAP: MRPiT/SkrytkaESP. Wykonującym obowiązki Administratora jest Dyrektor Departamentu Gospodarki Cyfrowej.

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail iod@mrit.gov.pl, lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2020 r. poz. 1666 z późn. zm.), dalej: „ustawa”.

4. Pani/Pana dane osobowe będą w celu:

   1. założenia i prowadzenia konta na Platformie Elektronicznego Fakturowania (PEF);

   2. zapewnienia sprawności i rzetelności elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych tj.: przesyłania między wykonawcami a zamawiającymi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych oraz

   3. w określonych przypadkach – na podstawie art. 10 ust. 3 ustawy - udostępniania danych osobowych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Administratora.

   4. archiwalnym – po ustaniu pierwotnego celu, dla którego zostały zebrane.

5. Odbiorcami Pana danych osobowych:

   1. mogą być organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa (np. na żądanie sądów, urzędów skarbowych, Prokuratury lub Policji),

   2. w zakresie nazwy podmiotu, jego adresu i identyfikatora Peppol mogą być użytkownicy Peppol Directory sieci Peppol – książki adresowej utrzymywanej przez Stowarzyszenie OpenPeppol (na mocy regulacji wewnętrznych sieci Peppol w ramach której działa PEF).

6. Dane osobowe zostaną też przekazane właściwemu brokerowi PEF, który pełni rolę podmiotu przetwarzającego. Kontakt do brokera, któremu powierzono przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych to: Infinite Sp. z o.o.,: adres do korespondencji: ul. Projektowa 1, 20-209 Lublin, Broker PEF – Infinite wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym może się Pani/Pan skontaktować pod adresem daneosobowe@infinite.pl

7. Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora przez okres realizacji zadań i obowiązków wynikających z przepisów ustawy. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie przez czas wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów o archiwizacji tj. zgodnie z ustawą ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.).

8. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji lub profilowaniu.

9. Pani/Pana dane nie będą przekazane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.

10. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, brak podania danych uniemożliwi korzystanie z PEF.

11. Przysługuje Pani/Panu prawo:

    1. dostępu do danych osobowych, zgodnie z art. 15 RODO;

    2. sprostowania danych, zgodnie z art. 16 RODO;

    3. ograniczenia przetwarzania, zgodnie z art. 18 RODO.

12. Dodatkowo, o ile uzna Pani/Pan, że przetwarzanie narusza Pani/Pana prawo do ochrony danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.