§ 1 Informacje wstępne

  1. Regulamin określa zasady, zakres i warunki korzystania przez Zamawiających i Wykonawców z usług świadczonych za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF).

  2. PEF funkcjonuje w oparciu o przepisy ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191).

  3. Funkcjonowanie PEF zapewnia Minister Rozwoju, z siedzibą przy Placu Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa.

  4. Usługi Platformy Elektronicznego Fakturowania są świadczone pod adresami:

    1. https://efaktura.gov.pl (Portal PEF)

    2. https://brokerinfinite.efaktura.gov.pl (Broker Infinite IT Solutions)

§ 2 Definicje

Definicje wykorzystane w regulaminie:
  1. Broker PEF – podmiot, który udostępnia usługi na Platformie Elektronicznego Fakturowania;

  2. Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) – system teleinformatyczny umożliwiający przesyłanie drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego, o którym mowa w przepisach ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191);

  3. Regulamin – niniejszy dokument;

  4. Wykonawca - wykonawca w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191), korzystający z usług PEF;

  5. Zamawiający - zamawiający w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191), korzystający z usług PEF;

  6. Podmiot – Wykonawca lub Zamawiający korzystający z usług PEF;

  7. Konto Podmiotu – obszar na PEF przypisany do podmiotu, dostępny dla Użytkownika po zalogowaniu. W ramach Konta Podmiotu Użytkownik uzyskuje dostęp do usług udostępnianych na PEF;

  8. Użytkownik – osoba fizyczna, która posiada uprawnienia do korzystania z PEF w ramach Konta Podmiotu;

  9. Zarządca PEF – Minister Rozwoju lub inny podmiot umocowany przez Ministra Rozwoju do zarządzania PEF;

  10. Ustawa - ustawa z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191).

§ 3 Konta podmiotów i użytkownicy PEF

  1. Zamawiający i Wykonawcy korzystają z usług PEF za pośrednictwem Kont Podmiotów.

  2. Konta Podmiotów obsługiwane są przez Użytkowników.

  3. Użytkownicy posiadają różne poziomy uprawnień. Rodzaje Użytkowników i ich uprawnienia określone zostały w dokumentacji opracowanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

  4. Rejestracji Konta Podmiotu dokonuje Użytkownik uprawniony do wykonania tej czynności ze strony Podmiotu. Podczas rejestracji wymagane jest podpisanie oświadczenia o posiadaniu ww. uprawnienia.

  5. Użytkownik PEF podczas rejestracji Konta Podmiotu podaje niezbędne dane, których zakres wynika z dokumentacji opracowanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

  6. Użytkownicy PEF rejestrują się i korzystają z PEF zgodnie z zasadami określonymi przez Ministra Rozwoju w dokumentacji opracowanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

  7. Rejestrując Konto Podmiotu Użytkownik ma obowiązek podania informacji zgodnych z prawdą. Podanie przez Użytkownika informacji niezgodnych z prawdą wiąże się z odpowiedzialnością prawną (karną lub cywilną).

  8. Uwierzytelnienie Użytkownika PEF następuje w sposób określony w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570).

  9. Użytkownik podczas rejestracji Konta Podmiotu lub pierwszego logowania do PEF obowiązany jest zaakceptować Regulamin.

§ 4 Bezpieczeństwo kont Użytkowników

  1. Minister Rozwoju jako podmiot zapewniający funkcjonowanie PEF oraz Brokerzy PEF wykorzystują środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych Użytkowników.

  2. Wymagana jest okresowa zmiana hasła dostępu Użytkownika do PEF.

  3. Użytkownik jest zobowiązany do utrzymania swojego hasła w tajemnicy.

  4. Użytkownik jest informowany o zbliżającym się terminie zmiany hasła poprzez wyświetlenie komunikatu podczas logowania do PEF oraz poprzez wysłanie automatycznej wiadomości e-mail.

  5. Na PEF udostępniony jest mechanizm odzyskiwania hasła Użytkownika.

  6. Dostęp Użytkownika do PEF jest blokowany w sytuacji, gdy hasło zostanie wielokrotnie niepoprawnie wprowadzone. Po zablokowaniu dostępu na adres e-mail Użytkownika przesłana będzie automatyczna wiadomość z tą informacją oraz ze wskazaniem konieczności przeprowadzenia procedury odzyskiwania hasła.

§ 5 Migracja Konta Podmiotu

  1. Użytkownik posiada możliwość migracji Konta Podmiotu pomiędzy Brokerami PEF.

  2. Migracja Konta Podmiotu pomiędzy Brokerami PEF odbywa się na wniosek Użytkownika posiadającego odpowiednie uprawnienia. Zlecenie migracji konta podlega dodatkowej autoryzacji.

  3. Użytkownik może przeprowadzić migrację Konta Podmiotu nie częściej niż raz na 30 dni.

  4. W uzasadnionych przypadkach migracja Konta Podmiotu pomiędzy Brokerami PEF może być przeprowadzona również przez Zarządcę PEF.

§ 6 Blokowanie i usunięcie Konta Podmiotu

  1. Zarządca PEF ma prawo do blokowania Kont Podmiotów w przypadku nieprzestrzegania przez Użytkownika zasad korzystania z PEF określonych w Regulaminie, dokumentacji wydanej na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy oraz w innych obowiązujących przepisach prawa.

  2. W szczególności Zarządca PEF ma prawo do zablokowania Konta Podmiotu w sytuacji, w której Podmioty wykorzystują PEF do przesyłania między sobą ustrukturyzowanych faktur elektronicznych lub innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych nie związanych z realizacją zamówień publicznych.

  3. Zarządca PEF ma prawo usunąć Konto Podmiotu w przypadku:

    1. nieprzestrzegania przez Użytkownika zasad, o których mowa w ust. 1;

    2. rejestracji Konta Podmiotu przez Użytkownika, który nie posiadał uprawnień do wykonania tej czynności.

§ 7 Zawieszenie Konta Podmiotu

  1. Procedura zawieszenia Konta Podmiotu rozpoczyna się po upływie 12 miesięcy od ostatniego logowania Użytkownika do danego Konta Podmiotu. W takiej sytuacji do Użytkownika, posiadającego uprawnienia do zarządzania Kontem Podmiotu, zostanie wysłana automatyczna wiadomość e-mail zawierająca informację o tym fakcie.

  2. W przypadku dalszego braku logowania Użytkownika do Konta Podmiotu, po 60 dniach ponownie przesyłana jest informacja, o której mowa w ust. 1.

  3. Jeżeli w ciągu 10 dni od dnia przesłania informacji, o której mowa w ust. 2 nie zostanie odnotowane logowanie Użytkownika do Konta Podmiotu, zostanie ono automatycznie zawieszone.

  4. Ponowna aktywacja zawieszonego Konta Podmiotu wymaga od Użytkownika kontaktu z Service Desk.

§ 8 Service Desk

  1. W celu wsparcia Użytkowników Brokerzy PEF udostępniają usługi Service Desk.

  2. Service Desk zapewnia obsługę awarii, incydentów i problemów zgłaszanych przez Użytkowników.

  3. W kontaktach z Service Desk Użytkownik wykorzystuje indywidualny numer (token) przypisany do Użytkownika. Numer ten nadawany jest automatycznie podczas rejestracji Użytkownika na PEF.

  4. Usługa Service Desk świadczona jest przez Brokerów PEF w dni robocze w godzinach 8:00 – 16:00.

§ 9 API

  1. PEF umożliwia odbiór i wysyłanie dokumentów poprzez dedykowane API. Do korzystania z API wymagane jest założenie Konta Podmiotu.

  2. Szczegóły techniczne i organizacyjne dotyczące dostępu do API określa dokumentacja wydana na podstawie art. 9 ust. 3 Ustawy.

§ 10 Ochrona danych osobowych

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych na PEF jest Minister Rozwoju (minister właściwy do spraw gospodarki), który powierzył dalsze przetwarzanie danych Brokerowi PEF – Infinite IT Solutions - w ramach świadczenia usług Brokera PEF.

  2. Minister Rozwoju i Broker PEF mając świadomość ponoszonej odpowiedzialności za ochronę danych osobowych powierzonych nam przez Panią/Pana, traktuje kwestie bezpieczeństwa z najwyższą starannością, dokłada wszelkich starań, aby chronić PEF wraz z przetwarzanymi na niej danymi, m. in. przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich. W tym celu stosujemy fizyczne środki bezpieczeństwa, systemy bezpieczeństwa zabezpieczające dostęp do serwerów i PEF oraz rozwiązania kryptograficzne. Dane osobowe udostępniane są wyłącznie tym pracownikom oraz podmiotom, którym są one niezbędne do realizacji zadań i są one przetwarzane wyłącznie w celach opisanych w obowiązujących przepisach i niniejszej Polityce prywatności.

  3. MR przetwarzając Pani/Pana dane przestrzega przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1 z późn. zm.) zwanego dalej „RODO”.

  4. Dane osobowe przetwarzane są w związku z realizacją obowiązku prawnego, tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, na podstawie ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz.U. z 2018 r. poz. 2191).

  5. Dane osobowe będą przetwarzane w celu umożliwienia korzystania z usług PEF.

  6. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu przetwarzania.

  7. Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora danych osobowych w związku ze świadczeniem usług na rzecz MR, tj. do Brokerów PEF.

  8. Dane osobowe w zakresie: nazwa podmiotu, identyfikator PEPPOL podmiotu, adres podmiotu są przekazywane Stowarzyszeniu OpenPEPPOL w celu dokonania rejestracji w sieci PEPPOL. Dane te mogą być publikowane w PEPPOL Directory (Książka adresowa sieci PEPPOL).

  9. Dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej.

  10. Przysługuje Pani/Panu prawo do żądania od administratora danych osobowych: dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania.

  11. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

  12. Informacje i dane do kontaktów w sprawie ochrony danych osobowych: Broker PEF – Infinite IT Solutions: Adres do korespondencji: Infinite Sp. z o.o., ul. Projektowa 1, 20-209 Lublin Inspektor Ochrony Danych Osobowych – daneosobowe@infinite.pl

  13. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Ministra Rozwoju, a także przysługujących Pani/Panu praw, może się Pani/Pan kontaktować z Inspektorem Ochrony Danych w Ministerstwie Rozwoju, e-mail: iod@mpit.gov.pl